Làm thế nào để bắt đầu một công việc mới từ xa, theo các chuyên gia
Sau khi nghỉ việc được một tháng, Selina Gabriele đã hào hứng bắt đầu công việc kỹ thuật phần mềm mới của mình tại Amazon vào tháng 6. Nhưng do lỗi địa chỉ gửi thư trên mẫu nội trú kỹ thuật số và tin nhắn email không rõ ràng giữa cô ấy và điểm liên lạc của cô ấy tại công ty, Amazon đã gửi máy tính của Gabriele đến nhầm chỗ. Ngày bắt đầu của cô đã bị trì hoãn bởi một tuần.
Trong khi chờ đợi ngày đầu tiên, cô cũng đã căng thẳng về cách tạo ấn tượng tốt đầu tiên thông qua các cuộc gọi video. Công ty đã cho nhân viên lựa chọn làm việc tại nhà cho đến ít nhất là tháng 10. "Nếu họ không thể nghe hoặc nhìn thấy tôi tốt, đó sẽ là một sự thất vọng về kết thúc của họ và tôi không muốn đó là một yếu tố trong ấn tượng mà tôi tạo ra", Gabriele, người chỉ gặp sếp trực tuyến và nói vẫn chưa được giới thiệu với các đồng đội của cô.
Mặc dù tỷ lệ thất nghiệp vẫn cao, nền kinh tế Mỹ đã bổ sung 2,5 triệu việc làm trong tháng 5. Một số tổ chức, đặc biệt là những người trong các dịch vụ kinh doanh và chuyên nghiệp, chính phủ liên bang và công nghệ lớn, đang tuyển dụng. Điều đó có nghĩa là hàng ngàn người như Gabriele phải đối mặt với viễn cảnh gia nhập một nhóm người họ chưa từng gặp và không có triển vọng gặp mặt ngay lập tức, ngoại trừ từ phía sau máy tính xách tay.
Điều đó tạo ra một thử nghiệm xã hội rộng lớn, trong đó các nhân viên mới phải tìm đường mà không thể hiểu được văn hóa của tổ chức, mô hình chuyển động của mọi người và vô số thông tin chi tiết khác về cách hoạt động thường xuyên.
Trong những cuộc gặp mặt trực tiếp tại nơi làm việc, mọi người tự nhiên phát triển nhận thức về người khác bằng cách chọn những tín hiệu phi ngôn ngữ. Ví dụ, đồng nghiệp có cùng văn phòng, hiểu được tâm trạng, thói quen và hoạt động hàng ngày của nhau. Cuối cùng, bạn học được những điều kỳ quặc và phong cách giao tiếp của nhau, giúp bạn dễ dàng làm việc cùng nhau và hoàn thành công việc.
Nhưng khi bạn bắt đầu làm việc từ xa, sự hiện diện và nhận thức đó không tự nhiên xảy ra, khiến việc giao tiếp và hiểu động lực của nhóm bạn trở nên khó khăn hơn.
Tuy nhiên, có những chiến lược mà nhân viên mới có thể sử dụng để không chỉ làm quen với đồng nghiệp của họ mà còn giao tiếp hiệu quả để không có sự hiểu lầm.
Khi làm quen với nhóm của bạn và tạo ấn tượng tốt, "hãy cố gắng tham gia tốt nhất có thể, ngay cả khi cảm thấy đáng sợ như người mới", Tiến sĩ Tsedal Neeley , giáo sư về Lãnh đạo và Hành vi tổ chức tại Trường Kinh doanh Harvard nói. , người đã học làm việc từ xa trong 18 năm. "Đừng rút lui trong nền tảng khi nói đến các cuộc họp và hội thoại nhóm."
Điều này có nghĩa là không đa nhiệm trong các cuộc gọi, như hoàn thành email hoặc kiểm tra tin tức trong khi thực hiện cuộc gọi Zoom với nhóm của bạn. Một nhà tâm lý học nhà nước gọi là sự chú ý một phần liên tục . Cách làm này thường dẫn đến thất bại trong nhiệm vụ mà bạn đang cố gắng thực hiện trong trường hợp này, làm quen với các đồng nghiệp của bạn và khiến họ làm quen với bạn và có thể khiến bạn cảm thấy kiệt sức.
Neeley cũng khuyến khích nhân viên mới tạo ra một danh sách ngắn các đồng nghiệp mà họ muốn gặp, và sau đó mời họ nghỉ giải lao cà phê ảo trong 20 phút. "Thực hiện bằng cách sử dụng một cuộc gọi video. Xem họ. Hãy để họ thấy bạn. Quản lý phần giới thiệu của bạn theo cách đó để bạn không bị vô hình", cô nói.
Giữ cuộc gọi ngắn không chỉ tôn trọng thời gian của đồng nghiệp, mà còn giảm mệt mỏi. Theo một nghiên cứu tương tác giữa người và máy tính năm 2014, liên tục làm việc để thu nhận các tín hiệu phi ngôn ngữ như nét mặt, giọng nói và ngôn ngữ cơ thể đang bị đánh thuế .
Mặc dù có những nhược điểm này, các cuộc gọi video rất quan trọng khi bạn mới vì nó cho phép đồng nghiệp hiểu cách nói chuyện và tính cách của bạn để họ có thể giải thích tốt hơn các tin nhắn dựa trên văn bản trong tương lai, Tiến sĩ Arthur Markman , giáo sư tâm lý học và tiếp thị tại Đại học Texas ở Austin.
"Nếu tôi nói 'hey bạn có thể giúp tôi với điều này?' bạn nghe giọng nói của tôi và cách tôi hỏi nó. Nếu tôi viết cùng một từ, bạn sẽ không nghe thấy giọng nói của tôi, "Markman nói. "Và vì vậy, mọi yêu cầu được viết có vẻ trực tiếp hơn so với cùng một yêu cầu khi bạn nói."
Hiểu cách người khác nói chuyện cũng có thể tránh những giả định sai lầm về một email ngắn gọn hoặc tin nhắn Slack. "Ngay từ đầu, một trong những điều xảy ra là bạn lo lắng như 'tôi có ổn không? Các đồng nghiệp của tôi có thích tôi không? Ông chủ của tôi có thích tôi không?' và vì vậy bạn bắt đầu đọc lá trà trên cơ sở những thứ không có giá trị tín hiệu thực sự, "Markman nói.
Trò chuyện video cũng có thể khiến nhân viên mới tự giác. Một nghiên cứu năm 2017 cho thấy phản hồi trực quan của khuôn mặt người nói trong cuộc trò chuyện video có thể làm tăng sự tự nhận thức và dẫn đến việc giảm sử dụng các từ diễn đạt sự chắc chắn, điều này làm cho thông điệp của người nói không rõ ràng.
Vì lý do này, tốt nhất là nên rõ ràng và trực tiếp về mọi thứ, Markman, người đã xuất bản một cuốn sách vào năm ngoái về việc thăng tiến sự nghiệp của bạn, với một phần dành riêng để làm việc từ xa. "Bạn có thể nói 'đây là những gì tôi đang giả định và sửa lỗi cho tôi nếu tôi sai', và điều đó giúp ích rất nhiều. Và trong những cuộc trò chuyện đầy cảm xúc hoặc khó khăn qua Zoom, đó là điều tương tự. Bạn phải giao tiếp quá mức," Markman nói.
So với các cuộc trò chuyện trực tiếp, giải quyết xung đột qua các cuộc trò chuyện video thực sự có thể làm giảm sự kích thích cảm xúc của mọi người và khuyến khích cuộc trò chuyện thỏa mãn hơn để giải quyết xung đột, theo một nghiên cứu năm 2017 . Nhưng nghiên cứu này được thực hiện với những người đã biết nhau.
Đối với các tình huống tại nơi làm việc mới mà bạn không biết đồng nghiệp của mình, Neeley khuyên bạn nên dư thừa khi giao tiếp trực tuyến.
"Bạn muốn chắc chắn rằng mọi người nhận và nhớ những gì bạn muốn họ nhận và ghi nhớ. Vì vậy, nếu bạn thậm chí có một cuộc gọi ngắn gọn với ai đó, bạn muốn thực hiện giao tiếp dự phòng, khác với khi bạn trao đổi trực tiếp với ai đó. Theo dõi với một bản tóm tắt email nhanh chóng. "
Một nghiên cứu tâm lý học năm 2009 cho thấy khả năng ghi nhớ các cuộc hội thoại của chúng tôi mà chúng tôi đã có qua điện thoại hoặc cuộc gọi video bị trễ không đáng nhớ như trong các cuộc trò chuyện cá nhân. Theo dõi giúp mọi người nhìn thấy và ghi nhớ tốt hơn tin nhắn của bạn.
Mặc dù các cuộc nói chuyện tự phát của watercooler và giới thiệu với các đồng nghiệp mới trong phòng giải lao giờ đã được thay thế bằng các cuộc họp trực tuyến, có cấu trúc trực tuyến, có những khó khăn khi bắt đầu công việc từ xa mà những người thuê mới có thể tận dụng.
Neeley nói: "Lượng hàng hóa hiện có ngoài kia là thiên văn học". "Nhiều như bạn có thể quan tâm về việc có thể nhìn thấy và được chào đón vào công ty, các nhà lãnh đạo và thành viên của các đội và mọi tổ chức mà tôi gặp phải đều háo hức chào đón bạn." Vì vậy, hãy tận dụng những người muốn làm cho bạn cảm thấy được chào đón và mời họ cho cuộc trò chuyện ảo đó.
Một lợi ích không thể thiếu hơn khi bắt đầu công việc từ xa là bạn sẽ thêm một bộ kỹ năng vào sơ yếu lý lịch của bạn có thể có nhu cầu lớn hơn trong tương lai. Có thể bắt đầu các mối quan hệ chuyên nghiệp trực tuyến và thích nghi với các mối quan hệ từ xa, và năng suất từ xa sẽ ngày càng quan trọng, Neeley nói.
"Ảo hóa công việc là ở đây và nó ở đây. Vì vậy, đừng coi đây là một cái gì đó tạm thời", Neeley nói. Cô gọi đây là thời đại của chuyển đổi kỹ thuật số. "Ôm lấy nó. Học cách làm nó cực kỳ tốt. Trái ngược với suy nghĩ đây sẽ là một và được thực hiện. Đặt trái tim của bạn vào đó và cố gắng làm nó tốt nhất có thể."
Trong khi chờ đợi ngày đầu tiên, cô cũng đã căng thẳng về cách tạo ấn tượng tốt đầu tiên thông qua các cuộc gọi video. Công ty đã cho nhân viên lựa chọn làm việc tại nhà cho đến ít nhất là tháng 10. "Nếu họ không thể nghe hoặc nhìn thấy tôi tốt, đó sẽ là một sự thất vọng về kết thúc của họ và tôi không muốn đó là một yếu tố trong ấn tượng mà tôi tạo ra", Gabriele, người chỉ gặp sếp trực tuyến và nói vẫn chưa được giới thiệu với các đồng đội của cô.
Mặc dù tỷ lệ thất nghiệp vẫn cao, nền kinh tế Mỹ đã bổ sung 2,5 triệu việc làm trong tháng 5. Một số tổ chức, đặc biệt là những người trong các dịch vụ kinh doanh và chuyên nghiệp, chính phủ liên bang và công nghệ lớn, đang tuyển dụng. Điều đó có nghĩa là hàng ngàn người như Gabriele phải đối mặt với viễn cảnh gia nhập một nhóm người họ chưa từng gặp và không có triển vọng gặp mặt ngay lập tức, ngoại trừ từ phía sau máy tính xách tay.
Điều đó tạo ra một thử nghiệm xã hội rộng lớn, trong đó các nhân viên mới phải tìm đường mà không thể hiểu được văn hóa của tổ chức, mô hình chuyển động của mọi người và vô số thông tin chi tiết khác về cách hoạt động thường xuyên.
Trong những cuộc gặp mặt trực tiếp tại nơi làm việc, mọi người tự nhiên phát triển nhận thức về người khác bằng cách chọn những tín hiệu phi ngôn ngữ. Ví dụ, đồng nghiệp có cùng văn phòng, hiểu được tâm trạng, thói quen và hoạt động hàng ngày của nhau. Cuối cùng, bạn học được những điều kỳ quặc và phong cách giao tiếp của nhau, giúp bạn dễ dàng làm việc cùng nhau và hoàn thành công việc.
Nhưng khi bạn bắt đầu làm việc từ xa, sự hiện diện và nhận thức đó không tự nhiên xảy ra, khiến việc giao tiếp và hiểu động lực của nhóm bạn trở nên khó khăn hơn.
Tuy nhiên, có những chiến lược mà nhân viên mới có thể sử dụng để không chỉ làm quen với đồng nghiệp của họ mà còn giao tiếp hiệu quả để không có sự hiểu lầm.
Khi làm quen với nhóm của bạn và tạo ấn tượng tốt, "hãy cố gắng tham gia tốt nhất có thể, ngay cả khi cảm thấy đáng sợ như người mới", Tiến sĩ Tsedal Neeley , giáo sư về Lãnh đạo và Hành vi tổ chức tại Trường Kinh doanh Harvard nói. , người đã học làm việc từ xa trong 18 năm. "Đừng rút lui trong nền tảng khi nói đến các cuộc họp và hội thoại nhóm."
Điều này có nghĩa là không đa nhiệm trong các cuộc gọi, như hoàn thành email hoặc kiểm tra tin tức trong khi thực hiện cuộc gọi Zoom với nhóm của bạn. Một nhà tâm lý học nhà nước gọi là sự chú ý một phần liên tục . Cách làm này thường dẫn đến thất bại trong nhiệm vụ mà bạn đang cố gắng thực hiện trong trường hợp này, làm quen với các đồng nghiệp của bạn và khiến họ làm quen với bạn và có thể khiến bạn cảm thấy kiệt sức.
Neeley cũng khuyến khích nhân viên mới tạo ra một danh sách ngắn các đồng nghiệp mà họ muốn gặp, và sau đó mời họ nghỉ giải lao cà phê ảo trong 20 phút. "Thực hiện bằng cách sử dụng một cuộc gọi video. Xem họ. Hãy để họ thấy bạn. Quản lý phần giới thiệu của bạn theo cách đó để bạn không bị vô hình", cô nói.
Giữ cuộc gọi ngắn không chỉ tôn trọng thời gian của đồng nghiệp, mà còn giảm mệt mỏi. Theo một nghiên cứu tương tác giữa người và máy tính năm 2014, liên tục làm việc để thu nhận các tín hiệu phi ngôn ngữ như nét mặt, giọng nói và ngôn ngữ cơ thể đang bị đánh thuế .
Mặc dù có những nhược điểm này, các cuộc gọi video rất quan trọng khi bạn mới vì nó cho phép đồng nghiệp hiểu cách nói chuyện và tính cách của bạn để họ có thể giải thích tốt hơn các tin nhắn dựa trên văn bản trong tương lai, Tiến sĩ Arthur Markman , giáo sư tâm lý học và tiếp thị tại Đại học Texas ở Austin.
"Nếu tôi nói 'hey bạn có thể giúp tôi với điều này?' bạn nghe giọng nói của tôi và cách tôi hỏi nó. Nếu tôi viết cùng một từ, bạn sẽ không nghe thấy giọng nói của tôi, "Markman nói. "Và vì vậy, mọi yêu cầu được viết có vẻ trực tiếp hơn so với cùng một yêu cầu khi bạn nói."
Hiểu cách người khác nói chuyện cũng có thể tránh những giả định sai lầm về một email ngắn gọn hoặc tin nhắn Slack. "Ngay từ đầu, một trong những điều xảy ra là bạn lo lắng như 'tôi có ổn không? Các đồng nghiệp của tôi có thích tôi không? Ông chủ của tôi có thích tôi không?' và vì vậy bạn bắt đầu đọc lá trà trên cơ sở những thứ không có giá trị tín hiệu thực sự, "Markman nói.
Trò chuyện video cũng có thể khiến nhân viên mới tự giác. Một nghiên cứu năm 2017 cho thấy phản hồi trực quan của khuôn mặt người nói trong cuộc trò chuyện video có thể làm tăng sự tự nhận thức và dẫn đến việc giảm sử dụng các từ diễn đạt sự chắc chắn, điều này làm cho thông điệp của người nói không rõ ràng.
Vì lý do này, tốt nhất là nên rõ ràng và trực tiếp về mọi thứ, Markman, người đã xuất bản một cuốn sách vào năm ngoái về việc thăng tiến sự nghiệp của bạn, với một phần dành riêng để làm việc từ xa. "Bạn có thể nói 'đây là những gì tôi đang giả định và sửa lỗi cho tôi nếu tôi sai', và điều đó giúp ích rất nhiều. Và trong những cuộc trò chuyện đầy cảm xúc hoặc khó khăn qua Zoom, đó là điều tương tự. Bạn phải giao tiếp quá mức," Markman nói.
So với các cuộc trò chuyện trực tiếp, giải quyết xung đột qua các cuộc trò chuyện video thực sự có thể làm giảm sự kích thích cảm xúc của mọi người và khuyến khích cuộc trò chuyện thỏa mãn hơn để giải quyết xung đột, theo một nghiên cứu năm 2017 . Nhưng nghiên cứu này được thực hiện với những người đã biết nhau.
Đối với các tình huống tại nơi làm việc mới mà bạn không biết đồng nghiệp của mình, Neeley khuyên bạn nên dư thừa khi giao tiếp trực tuyến.
"Bạn muốn chắc chắn rằng mọi người nhận và nhớ những gì bạn muốn họ nhận và ghi nhớ. Vì vậy, nếu bạn thậm chí có một cuộc gọi ngắn gọn với ai đó, bạn muốn thực hiện giao tiếp dự phòng, khác với khi bạn trao đổi trực tiếp với ai đó. Theo dõi với một bản tóm tắt email nhanh chóng. "
Một nghiên cứu tâm lý học năm 2009 cho thấy khả năng ghi nhớ các cuộc hội thoại của chúng tôi mà chúng tôi đã có qua điện thoại hoặc cuộc gọi video bị trễ không đáng nhớ như trong các cuộc trò chuyện cá nhân. Theo dõi giúp mọi người nhìn thấy và ghi nhớ tốt hơn tin nhắn của bạn.
Mặc dù các cuộc nói chuyện tự phát của watercooler và giới thiệu với các đồng nghiệp mới trong phòng giải lao giờ đã được thay thế bằng các cuộc họp trực tuyến, có cấu trúc trực tuyến, có những khó khăn khi bắt đầu công việc từ xa mà những người thuê mới có thể tận dụng.
Neeley nói: "Lượng hàng hóa hiện có ngoài kia là thiên văn học". "Nhiều như bạn có thể quan tâm về việc có thể nhìn thấy và được chào đón vào công ty, các nhà lãnh đạo và thành viên của các đội và mọi tổ chức mà tôi gặp phải đều háo hức chào đón bạn." Vì vậy, hãy tận dụng những người muốn làm cho bạn cảm thấy được chào đón và mời họ cho cuộc trò chuyện ảo đó.
Một lợi ích không thể thiếu hơn khi bắt đầu công việc từ xa là bạn sẽ thêm một bộ kỹ năng vào sơ yếu lý lịch của bạn có thể có nhu cầu lớn hơn trong tương lai. Có thể bắt đầu các mối quan hệ chuyên nghiệp trực tuyến và thích nghi với các mối quan hệ từ xa, và năng suất từ xa sẽ ngày càng quan trọng, Neeley nói.
"Ảo hóa công việc là ở đây và nó ở đây. Vì vậy, đừng coi đây là một cái gì đó tạm thời", Neeley nói. Cô gọi đây là thời đại của chuyển đổi kỹ thuật số. "Ôm lấy nó. Học cách làm nó cực kỳ tốt. Trái ngược với suy nghĩ đây sẽ là một và được thực hiện. Đặt trái tim của bạn vào đó và cố gắng làm nó tốt nhất có thể."
Nhận xét
Đăng nhận xét